Absences, retards, fin de contrat : ce que dit le droit ivoirien

Quand on dirige plusieurs établissements, les problèmes RH n'arrivent pas en réunion. Ils arrivent par un message du responsable de site, souvent après coup : un employé absent depuis trois jours, un CDD dont le terme est passé, une période d'essai qu'on a laissé filer. Le droit ivoirien fixe pour chacune de ces situations des délais précis, et la plupart se jouent en quelques jours. Ce guide les rassemble, article par article, avec ce qu'un dirigeant doit tenir à jour pour ne pas les découvrir trop tard.

Trois échéances qui se décident toutes seules

La plupart des litiges RH d'une PME multi-sites ne viennent pas d'une mauvaise décision. Ils viennent d'une date passée sans que personne ne l'ait vue : la fin d'un essai, le terme d'un CDD, le délai pour sanctionner un fait. Dans les trois cas, la loi tranche à votre place si vous n'avez rien fait.

La période d'essai devient une embauche définitive

La période d'essai doit être stipulée par écrit, et sa durée maximale dépend de la catégorie du salarié (Convention collective, art. 14) :

Pendant l'essai, chacune des parties peut rompre librement, sans préavis ni indemnité (Code du travail, art. 18.1). L'essai est renouvelable une seule fois, et c'est là que les dirigeants multi-sites se font prendre : pour un essai de deux mois ou plus, le renouvellement doit être notifié par écrit avant la fin de l'essai, 8 jours avant pour un essai de 2 mois, 15 jours avant pour 3 mois, 1 mois avant pour 6 mois. Sans cette notification, il faut l'accord du salarié, ou lui verser une indemnité compensatrice équivalente (art. 14).

Et si personne ne fait rien ? Si l'employeur utilise les services du salarié au-delà de la période d'essai, l'engagement est réputé définitif (Convention collective, art. 15). Le responsable de site qui « voit encore » un employé dont l'essai s'est terminé mardi a, sans le savoir, confirmé une embauche en CDI.

Le CDD a un terme, un plafond et une indemnité

• Un écrit obligatoire. Le CDD est passé par écrit ou constaté par une lettre d'embauche (Code, art. 15.2), avec un terme précis : une date ou une durée (art. 15.3).
• Deux ans maximum. Un CDD à terme précis ne peut pas dépasser deux ans ; les renouvellements sont libres en nombre mais ne peuvent pas faire dépasser ce plafond (art. 15.4).
• Un tiers de l'effectif. Les salariés en CDD occupant un emploi permanent ne doivent pas dépasser le tiers de l'effectif total (art. 15.1).
• Des cas limités pour le terme imprécis. Remplacement d'un absent, surcroît occasionnel, emploi saisonnier, durée d'un chantier ou d'un projet (art. 15.6). Un CDD ne peut pas pourvoir durablement un emploi lié à l'activité normale et permanente de l'entreprise.
• Pas de rupture anticipée, sauf force majeure, accord des deux parties, faute lourde, ou pendant l'essai (art. 15.9). Rompre avant terme hors de ces cas expose à des dommages-intérêts égaux aux salaires restant à courir.
• Une indemnité de fin de contrat de 3 %. Si le CDD prend fin sans qu'un CDI soit conclu, le salarié reçoit une indemnité égale à 3 % des salaires bruts perçus pendant le contrat, versée avec le dernier salaire (art. 15.8). Elle n'est pas due s'il refuse un CDI pour le même emploi à rémunération au moins équivalente, ni en cas de rupture de son fait ou de faute lourde.

La sanction de l'oubli est nette : un CDD qui ne respecte pas ces règles est réputé à durée indéterminée (art. 15.10). Un contrat renouvelé une fois de trop, ou un salarié gardé après le terme sans nouveau contrat, change de nature sans que vous ayez rien signé.

Le délai pour sanctionner court à partir du jour où vous savez

Passé trois mois après que l'employeur a eu connaissance d'un fait fautif, ce fait ne peut plus faire l'objet d'une sanction disciplinaire (Code, art. 17.5). Le point de départ est la connaissance par l'employeur, et dans une organisation multi-sites, la question devient : quand le dirigeant est-il censé savoir ce que le responsable de site sait depuis six semaines ? C'est précisément le genre de délai qu'un point téléphonique hebdomadaire ne protège pas.

Absences et retards : ce que vous pouvez faire, et dans quel ordre

Maladie : trois jours pour prévenir, huit pour le certificat

Un salarié malade qui fait constater son état par le service médical de l'entreprise sous 48 heures n'a pas d'autre formalité. Sinon, il doit, sauf force majeure, avertir l'employeur du motif de son absence dans les trois jours, et confirmer par un certificat médical sous huit jours francs à compter du premier jour d'indisponibilité (Convention collective, art. 28).

L'absence pour maladie constatée suspend le contrat, elle ne le rompt pas : dans la limite de six mois selon le Code (art. 16.7 c), portée à douze mois pour une maladie de longue durée. La Convention collective allonge cette limite avec l'ancienneté : huit mois de 5 à 20 ans d'ancienneté, dix mois au-delà (art. 28). Pendant la suspension, le salarié reçoit une allocation dont le montant dépend de sa catégorie et de son ancienneté (art. 29).

Événements familiaux : des permissions payées, sur autorisation préalable

Après six mois de présence, le salarié a droit à des permissions exceptionnelles payées, dans la limite de dix jours ouvrables par an, pour les événements de sa famille légale (Convention collective, art. 25 ; Code, art. 25.12) : quatre jours pour son mariage, cinq pour le décès du conjoint, d'un enfant, du père ou de la mère, deux pour une naissance ou le décès d'un frère ou d'une sœur, un jour pour un baptême ou un déménagement, entre autres. Chaque permission suppose une autorisation préalable, par écrit ou devant un délégué du personnel ; en cas de force majeure, les justificatifs sont présentés au plus tard dans les quinze jours (art. 25).

Pour un événement grave et fortuit touchant directement le foyer (incendie, accident ou maladie grave d'un proche à charge), l'absence de courte durée suspend le contrat sans solde, à condition d'avoir informé l'employeur dans les quatre jours francs (art. 26).

Absence non justifiée : pas de salaire, et une sanction possible

Une fois les délais passés sans justificatif, l'absence est non justifiée. Deux conséquences, distinctes l'une de l'autre : le salaire des journées non travaillées n'est pas dû, et une sanction disciplinaire reste possible. La Convention collective le dit expressément : la suppression du salaire pour absence non justifiée ne fait pas obstacle à l'application des sanctions (art. 22).

Retards répétés : le terrain du règlement intérieur et de la discipline

Le Code ne fixe pas de règle spécifique aux retards. Ils relèvent des règles d'organisation et de discipline de l'entreprise, que le règlement intérieur établi par le chef d'entreprise a précisément vocation à contenir (art. 16.1), et ils se traitent par l'échelle des sanctions disciplinaires. Ce qui compte, pour un dirigeant qui n'est pas sur place, c'est que chaque retard soit daté et consigné le jour même : un avertissement pour « retards répétés » ne tient que si les retards sont documentés, et dans le délai de trois mois.

La procédure disciplinaire, étape par étape

Les sanctions possibles sont limitativement énumérées, dans cet ordre (Code, art. 17.3 ; Convention collective, art. 22) : l'avertissement écrit, la mise à pied temporaire sans salaire de 1 à 3 jours, la mise à pied de 4 à 8 jours, le licenciement. Des observations verbales ne sont pas une sanction (art. 17.2) ; tout le reste en est une, et suit la même procédure.

1. La demande d'explications. Avant toute sanction, le salarié doit pouvoir s'expliquer. Il dispose de 72 heures à compter de la réception de la demande, par écrit ou oralement (art. 17.5).
2. L'audition, s'il choisit l'oral. Il peut se faire assister d'un à trois délégués du personnel. Ses explications sont transcrites par l'employeur, lues, signées par lui et contresignées (art. 17.5).
3. La décision, sous quinze jours ouvrables. La sanction est notifiée par écrit dans les quinze jours ouvrables suivant la réception des explications (art. 17.5).
4. La copie à l'inspecteur du travail et au délégué du personnel, accompagnée de la demande d'explications et des explications du salarié (art. 17.5 ; Convention collective, art. 22).

Deux règles de mémoire complètent le dispositif. Une sanction de plus de six mois ne peut pas être invoquée à l'appui d'une nouvelle sanction (Code, art. 17.5). Et la Convention collective efface l'avertissement et la mise à pied de 1 à 3 jours si aucune autre sanction n'intervient dans les six mois, huit mois pour une mise à pied de 4 à 8 jours (art. 22). Autrement dit, la gradation des sanctions ne fonctionne que si les précédentes sont datées et retrouvables.

Le licenciement pour motif personnel

Le motif personnel couvre l'état de santé, l'aptitude, l'insuffisance professionnelle ou la conduite fautive du salarié (Code, art. 17.4). Il obéit à des formes précises.

La lettre et la notification

La décision est notifiée par écrit et motivée (art. 18.4). La lettre de licenciement comporte obligatoirement : le ou les motifs, le nom ou la raison sociale de l'employeur, son numéro d'immatriculation à l'institution de prévoyance sociale et son adresse, les nom, prénoms, numéro d'affiliation, date d'embauche et qualification du salarié, et la date de prise d'effet (art. 17.4). L'inspecteur du travail est informé en même temps, avec les mêmes indications. La Convention collective ajoute la forme : lettre recommandée, ou remise en main propre contre reçu devant des délégués du personnel ou des témoins ; c'est à celui qui rompt de prouver la notification écrite (art. 33).

Le préavis

Sauf faute lourde, la rupture d'un CDI est précédée d'un préavis (Code, art. 18.4). Sa durée est fixée par la Convention collective selon la catégorie et l'ancienneté (art. 34). Pour les deux grandes familles de salariés d'une PME :

Les catégories supérieures et les salariés frappés d'une incapacité permanente relèvent de délais spécifiques de la même grille (Convention collective, art. 34).

Pendant le préavis, le salarié dispose de deux jours de liberté par semaine, payés, pour chercher un emploi (Code, art. 18.6). Un préavis non respecté se paie : la partie responsable verse une indemnité égale à la rémunération et aux avantages que le salarié aurait perçus pendant la durée restante (art. 18.7 ; Convention collective, art. 35). Rompre pendant la période de congé, ou dans les quinze jours qui l'encadrent, coûte en plus deux mois de salaire pour un mensuel, un mois pour un horaire (Convention collective, art. 36).

La faute lourde dispense du préavis, sous réserve de l'appréciation du juge sur la gravité de la faute (Code, art. 18.7 et 18.8). C'est une qualification que le tribunal peut contester après coup : elle se réserve aux faits qui rendent intolérable le maintien de la relation de travail, et elle se documente.

L'indemnité de licenciement et le solde

Dans tous les cas où la rupture n'est pas imputable au salarié, une indemnité de licenciement lui est acquise, en fonction de sa durée de service continu (Code, art. 18.16). La Convention collective la fixe, par année de présence, en pourcentage du salaire global mensuel moyen des douze derniers mois : 30 % pour les cinq premières années, 35 % de la sixième à la dixième, 40 % au-delà, fractions d'année comprises (art. 39). Elle n'est pas due en cas de faute lourde.

À l'expiration du contrat, quelle qu'en soit la cause, l'employeur remet un certificat de travail indiquant exclusivement les dates d'entrée et de sortie et la nature des emplois occupés, ainsi qu'un relevé nominatif de salaire de l'institution de prévoyance sociale (art. 18.18), sous peine de dommages-intérêts.

Ce qu'un dirigeant multi-sites doit tenir à jour

Le Code impose de tenir constamment à jour, au lieu de l'exploitation, un registre d'employeur qui recense les personnes et leurs contrats (art. 92.3). C'est le minimum légal. Pour un dirigeant qui n'est pas sur place, c'est aussi insuffisant : ce registre ne sonne pas quand une date approche. Ce qu'il faut, en pratique, c'est un calendrier par personne et par site, alimenté le jour même :

• Les essais : date de début, date de fin, décision à prendre au plus tard 8, 15 ou 30 jours avant selon la durée.
• Les CDD : date de terme, cumul des renouvellements par rapport au plafond de deux ans, part de l'effectif en CDD sur emplois permanents.
• Les absences : date, motif annoncé, date de prévenance, justificatif reçu ou attendu, avec le compte à rebours des trois et huit jours.
• Les retards : datés, un par un, sans quoi ils n'existent pas.
• Les sanctions en cours : date de connaissance du fait (le délai de trois mois court de là), date de la demande d'explications, échéance des 72 heures, échéance des quinze jours ouvrables.
• Les préavis et soldes : durée applicable, indemnités, certificat de travail remis.

La difficulté n'est pas la liste, c'est l'alimentation. Les responsables de site voient tout cela en premier, et ils le disent à l'oral ou dans un groupe WhatsApp où l'information passe sans se déposer. Nous avons décrit ce mécanisme, et les trois façons d'y répondre, dans le guide Diriger plusieurs établissements sans tout perdre de vue.

Questions fréquentes

Un salarié ne vient pas et ne prévient pas : que puis-je faire le jour même ?

Constater l'absence par écrit et la dater, rien de plus. Pour une maladie, le salarié a trois jours pour prévenir de son motif, sauf force majeure, et huit jours francs pour produire un certificat (Convention collective, art. 28). Pour un événement grave touchant son foyer, quatre jours francs pour vous informer (art. 26). Passé ces délais sans justificatif, l'absence devient non justifiée : le salaire des journées non travaillées n'est pas dû, et une sanction reste possible (art. 22), en suivant la procédure du Code.

Puis-je retenir le salaire d'une absence non justifiée ?

Oui. La Convention collective précise que la suppression du salaire pour absence non justifiée ne fait pas obstacle à une sanction disciplinaire (art. 22). Ce qui est interdit, c'est l'amende : le Code prohibe les sanctions pécuniaires et la double sanction pour une même faute (art. 17.1). Retenir les heures non travaillées n'est pas une amende ; ajouter une pénalité par-dessus en serait une.

Combien de temps un CDD peut-il durer en Côte d'Ivoire ?

Deux ans maximum, renouvellements compris (Code, art. 15.4). Il doit être écrit (art. 15.2), et les CDD sur emplois permanents ne peuvent pas dépasser le tiers de l'effectif (art. 15.1). Un CDD irrégulier est réputé à durée indéterminée (art. 15.10). À son terme, sans CDI, le salarié reçoit une indemnité de fin de contrat de 3 % des salaires bruts perçus pendant le contrat (art. 15.8).

Que se passe-t-il si je laisse passer la fin de la période d'essai ?

L'embauche devient définitive : si l'employeur utilise les services du salarié au-delà de l'essai, l'engagement est réputé définitif (Convention collective, art. 15). Le renouvellement, possible une fois, se notifie par écrit avant la fin de l'essai, 8 jours avant pour un essai de 2 mois, 15 jours pour 3 mois, 1 mois pour 6 mois (art. 14) ; sans cela, il faut l'accord du salarié ou une indemnité compensatrice.

Quels délais pour sanctionner un fait fautif ?

Trois délais (Code, art. 17.5) : 72 heures pour le salarié pour s'expliquer à compter de la demande d'explications ; quinze jours ouvrables pour l'employeur pour notifier sa décision après réception des explications ; et trois mois après la connaissance du fait par l'employeur, au-delà desquels il ne peut plus être sanctionné. Une sanction de plus de six mois ne peut pas non plus être invoquée à l'appui d'une nouvelle.