Encours dépassés et casiers jamais rendus : la méthode

Un industriel ou un grossiste qui livre des distributeurs, des grossistes et des points de vente finance deux choses sans les avoir décidées : le crédit qu'il leur accorde, et le matériel qu'il leur laisse. L'encours dépasse le plafond depuis trois semaines, les casiers, palettes, fûts et présentoirs sont partis avec la marchandise et ne sont jamais revenus, et personne au siège ne l'apprend avant que le point de vente ait changé de gérant. Ce guide traite les deux sujets ensemble, parce que c'est la même mécanique : un actif qui dort chez quelqu'un d'autre, et un délai entre le terrain et la décision.

L'encours n'est pas un droit du client, c'est un crédit que vous accordez

Le mot lui-même entretient la confusion. Un « encours » sonne comme un état de fait, une ligne comptable qui vit sa vie. C'est en réalité un crédit fournisseur : vous livrez aujourd'hui de la marchandise qui sera payée dans trente, quarante-cinq ou soixante jours, et vous acceptez que cette dette s'accumule jusqu'à un plafond. Deux paramètres, le délai et le plafond, et tout se joue sur leur respect.

Le droit uniforme est simple sur le principe : l'acheteur s'oblige à payer le prix et à prendre livraison (AUDCG, art. 262), il doit payer le prix convenu (art. 263) à la date convenue, et il ne peut pas subordonner son paiement à une démarche du vendeur (art. 268). Un distributeur qui attend que vous veniez chercher le règlement, qui conditionne le paiement à la prochaine livraison ou à un geste commercial, n'est pas dans son droit. Il est dans une habitude que vous avez laissée s'installer.

Ce que le droit ne fixe pas, c'est le plafond et ce qui se passe quand il est dépassé. Cela relève de vos conditions de vente. Si elles ne disent rien, vous n'avez que le rapport de force ; si elles disent quelque chose que vous n'appliquez pas, vous n'avez plus rien du tout.

Ce que doivent dire vos conditions de vente

• Un plafond d'encours par distributeur, chiffré, revu à échéance fixe, et connu du distributeur comme de vos livreurs.
• Un délai de paiement à partir de la livraison, et le mode de règlement attendu.
• La règle en cas de dépassement : au-delà du plafond, ou au-delà d'un retard donné, plus de livraison à crédit. C'est la seule clause qui protège vraiment, et elle ne vaut que si elle est appliquée à tous, à chaque fois.
• Les pénalités de retard, si vous en voulez : en Côte d'Ivoire, il n'y a ni indemnité forfaitaire ni taux plancher imposés, elles se stipulent au contrat, et nous avons détaillé comment dans le guide sur les pénalités et intérêts de retard.
• Une clause de réserve de propriété sur la marchandise livrée, dont on reparle plus bas.

Quand l'encours devient un impayé

Les intérêts au taux légal ne courent pas tout seuls. Ils courent à compter de l'envoi de la mise en demeure, par lettre recommandée avec avis de réception ou tout moyen équivalent (AUDCG, art. 291). Les relances WhatsApp et les appels du commercial, indispensables pour préserver la relation, ne produisent aucun effet juridique : le jour où vous décidez que l'encours est devenu un impayé, il faut un courrier formel, puis, si rien ne bouge, la procédure d'injonction de payer. La méthode complète est dans nos guides sur la mise en demeure et l'injonction de payer OHADA.

Vous avez cinq ans pour agir sur une créance née entre commerçants (art. 16), à compter du jour où vous avez connu ou auriez dû connaître les faits (art. 17). Cinq ans paraissent longs. En pratique, un encours qu'on laisse vieillir sans relevé signé ni mise en demeure devient impossible à prouver bien avant d'être prescrit : le gérant a changé, les bons de livraison ont disparu, le livreur qui savait est parti.

Le matériel que vous laissez reste le vôtre, à condition de le prouver

Casiers, palettes, fûts, cuves, glacières, présentoirs, congélateurs : un fournisseur laisse chez ses distributeurs un parc de matériel dont la valeur cumulée surprend toujours le jour où on l'additionne. Deux régimes coexistent, et la plupart des entreprises les confondent.

Le matériel prêté : le prêt à usage

Quand vous laissez un présentoir ou un congélateur sans contrepartie, c'est un prêt à usage, que le Code civil appelle aussi commodat : un contrat par lequel une partie livre une chose à l'autre pour s'en servir, à charge de la rendre après usage (Code civil, art. 1875). Les règles qui en découlent sont favorables au prêteur :

• Vous restez propriétaire de la chose prêtée (art. 1877).
• L'emprunteur doit veiller en bon père de famille à sa garde et à sa conservation, et ne peut s'en servir que pour l'usage prévu, à peine de dommages-intérêts (art. 1880). S'il l'emploie à un autre usage ou plus longtemps qu'il ne devait, il répond de la perte, même par cas fortuit (art. 1881).
• Il ne peut pas retenir la chose en compensation de ce que vous lui devriez (art. 1885).
• Vous pouvez la reprendre après le terme convenu ou, sans terme, après l'usage pour lequel elle a été prêtée (art. 1888) ; en cas de besoin pressant et imprévu, le juge peut ordonner la restitution avant (art. 1889).

La faiblesse n'est pas juridique, elle est probatoire. Le prêt à usage n'exige pas d'écrit, mais réclamer cinquante casiers à un distributeur qui en reconnaît vingt ne se gagne qu'avec un bon de livraison signé qui les mentionne, un par un.

Le matériel consigné : un contrat, ou rien

La consigne est le système où le distributeur verse un montant à la remise du casier ou de la bouteille, remboursé au retour. Ni l'OHADA ni le Code civil ne lui consacrent de texte propre : c'est votre contrat qui fait la loi. Ce qu'il doit contenir, sous peine de ne rien pouvoir réclamer :

• La mention que le matériel consigné reste votre propriété, quel que soit le montant versé.
• Le montant de la consigne par unité, et son inscription en ligne distincte sur la facture.
• Le délai de retour, et ce qui se passe à son expiration : facturation du matériel à sa valeur de remplacement, ou conservation de la consigne.
• Le relevé périodique du matériel détenu, signé par le distributeur.

La marchandise livrée à crédit : la réserve de propriété

Pour la marchandise elle-même, le droit uniforme offre un outil précis. La prise de livraison transfère la propriété à l'acheteur (AUDCG, art. 275), sauf clause de réserve de propriété, qui suspend ce transfert jusqu'au complet paiement (art. 276 ; Acte uniforme sur les sûretés, art. 72). Trois conditions :

• Elle est convenue par écrit, au plus tard le jour de la livraison, à peine de nullité ; elle peut figurer une fois pour toutes dans un écrit qui régit l'ensemble de vos opérations avec ce client (AUS, art. 73). Vos conditions de vente signées suffisent donc, à condition qu'elles la contiennent.
• Elle n'est opposable aux tiers que si elle est inscrite au Registre du commerce et du crédit mobilier (art. 74) : sans inscription, elle vaut entre vous et le distributeur, pas contre ses autres créanciers.
• À défaut de paiement à l'échéance, vous pouvez demander la restitution de la marchandise, sa valeur s'imputant sur le solde dû (art. 77) ; si elle a été revendue ou détruite, votre droit se reporte sur la créance du distributeur contre son propre acheteur ou sur l'indemnité d'assurance (art. 78). Pour des biens fongibles, elle s'exerce sur des biens de même espèce détenus par le débiteur (art. 75).

Pourquoi ça dérape : le délai entre le terrain et la décision

Aucun des deux problèmes n'est un problème de droit. Vos livreurs voient l'encours qui gonfle et les casiers qui manquent avant tout le monde ; vos commerciaux savent quel gérant a changé et quel point de vente déménage. L'information existe. Elle passe à l'oral, dans un groupe WhatsApp ou dans un carnet, et elle arrive au siège consolidée, à la fin du mois, quand le distributeur a déjà trois livraisons de plus et que les casiers sont chez un autre.

Ce qui manque n'est ni une clause de plus ni un tableau de plus : c'est une règle de décision hebdomadaire, alimentée le jour même. Pour chaque distributeur, trois informations tenues à jour :

1. L'encours et son âge : montant total, part échue, plus ancienne facture impayée, comparés au plafond.
2. Le matériel dehors : type, quantité, date de remise, bon signé, dernier relevé contradictoire.
3. Le dernier signal terrain : changement de gérant, fermeture, déménagement, stock visiblement à l'arrêt.

Et une règle, la même pour tous : tout distributeur au-dessus de son plafond, ou dont le matériel n'a pas fait l'objet d'un relevé depuis la période convenue, passe en décision cette semaine, pas à la clôture. Nous avons décrit ce mécanisme de remontée, et pourquoi les points téléphoniques et les groupes WhatsApp ne le remplacent pas, dans le guide Diriger plusieurs établissements sans tout perdre de vue.

Deux modèles à copier

Le relevé de matériel mis à disposition

À faire signer à la remise, puis à chaque passage de contrôle. C'est la pièce qui transforme une réclamation en créance.

Relevé contradictoire établi le [date] à [lieu], en présence de [nom, fonction] pour le distributeur et de [nom] pour [votre entreprise]. Signatures des deux parties. Le matériel reste la propriété de [votre entreprise] conformément aux conditions de vente acceptées le [date].

La lettre de réclamation du matériel

Questions fréquentes

Puis-je bloquer les livraisons d'un distributeur qui dépasse son encours ?

L'encours est un crédit que vous accordez, pas un droit du client : l'acheteur doit payer à la date convenue et ne peut pas subordonner son paiement à une démarche du vendeur (AUDCG, art. 268). Le plafond, le délai et la conséquence du dépassement relèvent de vos conditions de vente. Écrivez-les, faites-les signer, et appliquez-les à tous vos distributeurs de la même façon.

Les casiers et palettes non rendus, puis-je les facturer ?

Si le matériel est consigné, vos conditions de vente doivent prévoir le montant, le délai de retour et la facturation en cas de non-retour. S'il est prêté, vous en restez propriétaire (Code civil, art. 1877), l'emprunteur doit le garder en bon père de famille (art. 1880) et le rendre au terme ou après usage (art. 1888). Dans les deux cas, la preuve est le bon de livraison signé qui mentionne le matériel.

À partir de quand les intérêts de retard courent-ils ?

À compter de l'envoi de la mise en demeure, par lettre recommandée avec avis de réception ou moyen équivalent (AUDCG, art. 291), au taux de l'intérêt légal de l'UMOA. Une relance WhatsApp ne fait pas courir les intérêts.

La réserve de propriété me protège-t-elle si le distributeur revend ?

Oui, si elle a été convenue par écrit au plus tard le jour de la livraison, au besoin dans vos conditions générales signées (AUS, art. 73), et inscrite au RCCM pour être opposable aux tiers (art. 74). En cas de revente ou de destruction, votre droit se reporte sur la créance du distributeur contre son acheteur ou sur l'indemnité d'assurance (art. 78).

Combien de temps ai-je pour réclamer un encours ancien ?

Cinq ans entre commerçants (AUDCG, art. 16), à compter du jour où vous avez connu ou auriez dû connaître les faits (art. 17). Mais un encours sans relevé signé ni mise en demeure devient impossible à prouver bien avant d'être prescrit.